プライバシーポリシー

■「基本方針」

ポルムス株式会社(以下、「当社」といいます。)は、個人情報の重要性を認識し、個人情報を保護することが社会的責務であると考え、個人情報に関する法令及び社内規程等を遵守し、当社で取扱う個人情報の取得、利用、管理を適正に行います。

■「適用範囲」

本プライバシーポリシーは、当社が行う各種サービスにおいて、お客様の個人情報もしくはそれに準ずる情報を取り扱う際に、当社が順守する方針を示したものです。

■「個人情報の取得と利用目的」

当社はお客さま、従業者、パートナー契約者から以下の情報をご提供いただいております。

• 氏名、住所、生年月日、電子メールアドレス、電話番号
  サービス申込時にお申込みフォームにご入力いただく事で、当社が収集しております。
• サービス利用時のご相談内容（個人関連情報、パーソナルデータを含む）
  電話、オンライン通話、メッセージカウンセリングにおける相談内容のうち個人の特定ができるもの。
• 仮名加工情報、匿名加工情報
  個人情報を法令が定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないよう加工して得られる情報をいいます。（匿名加工情報は、当該個人情報を復元して特定の個人を再識別することができないようにしたもの）
• 統計情報
  複数人の情報から共通要素に係る項目を抽出して同じ分類ごとに集計して得られるデータであり、例えばお客さまの回答したアンケートを集計して得られた情報等が該当いたします。
• その他の記述等（文書、図画もしくは電磁的記録に記載及び記録される、または音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く）をいう）により特定の個人を識別できるもの（ほかの情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます）。
• 個人識別番号がふくまれるもの。
  上記以外の情報の取得については以下の通りです。
• 取引先情報
• 採用応募者情報
  求人サイトから取得した情報も含まれます。
• 退職者情報

＜以下は利用目的＞

• 本サービスの提供や機能拡張に向けた研究開発のため
• 本サービスの利用に伴う連絡・メールマガジン・DM・各種お知らせ等の配信・送付のため
• 本サービスの改善・新規サービスの開発およびマーケティングのため
• キャンペーン、アンケート、取材等の実施のため
• 本サービスに関するご意見、お問い合わせ内容の確認・回答のため
• 利用規約等で禁じている行為などの調査のため
• 取引先との業務管理、各種連絡、請求、支払い管理のため
• 採用応募者との採用に係る業務（労務、人事管理、給与関連、福利厚生等）のため
• 退職者との連絡（退職後の業務連絡、問い合わせへの対応など）のため

■「個人情報の管理」

当社は、お客様からご提供いただいた情報の管理について、以下を徹底します。

1. 情報の正確性の確保
   お客様からご提供いただいた情報については、常に正確かつ最新の情報となるよう努めます。
2. 従業者の監督
   当社は、当社の規程に基づき、個人情報取扱い規程の厳格な運用を徹底しています。
3. 委託先の監督
   個人情報の取扱いを外部に委託する場合には、当社の規程に基づき、用件を満たした委託先にのみ委託を行い、適切な管理を行います。
4. 保存期間と廃棄
   お客様からご提供いただいた情報については、保存期間を設定し、保存期間終了後は廃棄します。また、保存期間内であっても、不要となった場合にはすみやかに廃棄します。

■「安全管理措置」

• 組織的安全管理措置
  個人情報に関する管理の体制と仕組みなど、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善し、個人情報の取扱いについては定期的な監査の実施を行います。
  また、万が一個人情報が漏洩した場合の社内ルールの策定を行います。
• 人的安全管理措置
  個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員およびパートナー契約者に定期的な研修を実施します。
• 物理的安全管理措置
  個人情報が記載された書類は差別化を図り施錠可能な場所へ保管します。
  個人情報が記録された電子媒体を社外に持ち出す際の社内ルールの策定。
  不要になった個人情報が記載された書類や記録された媒体は復元不可能な状態にして破棄します。
  
• 技術的安全管理措置
  個人情報データベースを取り扱うことができる従業員を限定し、個人情報へのアクセス者の識別、認証を行い、セキュリティ対策ソフトウェアを導入します。

■「第三者提供の有無」

当社は、お客様からご提供いただいた個人情報を、第三者に提供することはありません。また、今後第三者提供を行う事になった場合には、提供する情報と提供目的などを提示し、お客様から同意を得た場合のみ第三者提供を行います。また、当社では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがあります。

■「仮名加工情報および匿名加工情報」

当社は、仮名加工情報または匿名加工情報を作成する場合には、法令に定める基準に従い適切な加工を施し、作成過程で削除された情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するため安全管理措置を講じます。

＜仮名加工情報、匿名加工情報の取り扱い＞

• 作成の元となった個人情報の本人を識別するために他の情報との照合を行わないこと。
• 仮名加工情報、匿名加工情報を用いて、お客さまと連絡を取る等の行為は行わないこと。
• 利用する必要がなくなった仮名加工情報、匿名加工情報およびそれらの削除情報は、遅滞なく消去すること。但し個人情報でない仮名加工情報についてはこの限りではありません。
• 法令に基づく場合を除き、仮名加工情報、匿名加工情報を第三者に提供しないこと。尚、業務委託または事業承継により提供する場合は、第三者への開示・提供には該当しません。
• 個人情報である仮名加工情報、匿名加工情報を取り扱う場合には、当プライバシーポリシーで定める「個人情報の利用目的」の範囲でこれを利用し、利用目的を変更して他の目的で利用する場合には、速やかに変更後の利用目的を公表すること。
• その他法令で定める事項を遵守する事。
  ＜匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目＞
  当社が作成する匿名加工情報には以下の個人に関する情報が含まれます。
• お客さまの性別、年齢（年代）、居住エリア（都道府県、市区町村）
• お客さまのサービス利用履歴（電話、オンライン通話、メッセージカウンセリング等のサービス利用時の情報、利用日時、利用時の相談カテゴリ）
• 電話、オンライン通話、メッセージカウンセリングのご利用時に回答したアンケートの回答内容
  ※カウンセリングの実施前後に回答いただくアンケートもこれに含まれます。

尚、匿名加工情報には、上記のうち当社内および提携先での利用目的に応じ、必要最低限の項目のみが含まれます。

＜提供方法＞

パスワードにより保護された電子ファイルをセキュリティが担保されたＥメールや電子媒体により提供します。

■「SSL（Secure Socket Layer）について」

当社のWebサイトは、お客さまの個人情報を保護するために「SSL」に対応しています。業界標準のSSL技術を使用することにより、お客さまが入力された氏名、住所、電話番号等の個人情報が自動的に暗号化されて送受信されます。

これにより当社ではお客さまの個人情報の安全管理を確実にし、万が一送受信データが第三者に傍受された場合でも、内容が盗み取られる心配はありません。

■「クッキーについて」

当社の利用ページには「クッキー（Cookie）」を利用したページがあります。クッキーとはWebサーバーからお客さまのWebブラウザに送信される小さなデータの事でお客さまのパソコンのハードディスクにファイルとして格納されるものもあります。

Webサーバーはこのクッキーを参照することによりお客さまのパソコンを識別することができます。これによりお客さまは効率的に当社Webサイトを利用することができます。当サイトがクッキーとして送るファイルには個人を特定するような情報は含んでいません。

尚、お使いのWebブラウザの設定によりクッキーの機能を無効にすることができますが、その場合Webサイト上のサービスの一部がスムーズにご利用いただけなくなることがあります。

■「個人情報の開示、訂正、利用停止等」

開示、訂正、利用停止等のお申し出があった場合には、当社所定の方法に基づき対応致します。具体的な方法については個別にご案内しますので、下記受付窓口までお問い合わせください。

＜受付窓口＞

宛先：個人情報問合せ窓口担当者

E-mail : yoridocoro_customer@polms.co.jp

ご連絡後、当社所定の「個人情報開示等請求書」を郵送またはメール等で送付いたしますので、所定用紙へのご記入と必要書類をご準備のうえ同封し返送してお申し込み下さい。（送付料は請求者さまのご負担となります。）

回答は、当該ご請求が本人（または代理人）によるものであることが確認された場合に限ります。尚、この方法以外の開示等の求めには応じられない場合がありますので予めご了承下さい。

開示、訂正、利用停止の内容によっては手数料が発生する場合があります。

■「広告利用について」

当社は、第三者が提供するサービスを用いて本サービスの品質向上または表示するコンテンツや広告等を個別のお客さま向けに最適化するために、クッキーおよびアクセスログ等の情報を第三者に提供する場合があります。

（当該第三者の提供するサービスは行動ターゲティング等についてをご確認ください。）

■「リンク先のサイトに関して」

当社のWebサイトからリンクされている他のWebサイトにおいては、お客さまの個人情報の安全確保については、当社は責任を負いかねます。各リンク先においては個人情報の取扱いに関する規定内容をご自身でご確認いただき、安全を確保されるようお勧めいたします。

■「問い合わせ先」

本サービス、又は個人情報の取扱いに関しては、下記の窓口までＥメールにてお問い合わせください。

ポルムス株式会社

個人情報保護管理者：代表取締役 山田 紗季穂

Ｅメールアドレス：yoridocoro_customer@polms.co.jp

■「プライバシーポリシーの改定について」

当社は個人情報保護に関する取り組みを継続的に見直し、適宜その改善、向上に努める過程で必要に応じて本プライバシーポリシーを改定することがあります。